McCANN ERICKSON CORPORATION S.A en adelante McCANN, es respetuosa de los Datos Personales e información que le suministran las diferentes personas y de la Constitución política de Colombia en su artículo 15, la ley estatutaria Ley 1581 de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013, por lo que en la presente Política de Privacidad, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos para respetar la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información y los datos que estén en nuestras bases.
La aceptación previa, informada, expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación de la presente política de privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen. En todo caso, estas políticas de privacidad en ningún momento podrán interpretarse de forma alguna contraria a las leyes aplicables, principios y a los derechos que le corresponden.
1. OBJETIVO
McCANN ERICKSON CORPORATION S.A en desarrollo de sus buenas prácticas empresariales, propende por el respeto a los derechos fundamentales de todos aquellos sujetos con los cuales sostiene algún tipo de relación.
En ese sentido, la presente política de protección de datos tendrá como objetivo definir los protocolos y procedimientos de manejo de la información y las bases de datos que tiene a su cargo la compañía, y de esta manera desplegar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
En la presente política de privacidad, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos establecidos para el uso de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que las personas cuyos datos estén en ellas cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos. La aprobación expresa e inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación por parte de los titulares de los datos, y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.
En todo caso, estas Políticas de Privacidad en ningún momento podrán interpretarse de forma alguna contraria a las leyes aplicables y a los derechos que le corresponden.
2. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.
McCANN ERICKSON CORPORATION S.A en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos. En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere y suprime datos personales de personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye, pero sin limitarse a proveedores, contratistas, trabajadores, consumidores, acreedores, deudores, clientes y accionistas.
A su vez, y con el fin de monitorear el cumplimiento a la normativa de protección de datos y la presente política se designó como Oficial de Datos y/o Responsable de Datos a Natalia Stefanie Acosta Quiroga.
Domicilio: Bogotá
Dirección: Calle 96 13A-21
Correo electrónico: sagrilaft.sm@mccann.com.co
Número de teléfono: 601 6464141
3. DESTINATARIOS.
La presente política esa dirigida a:
A los trabajadores de McCANN ERICKSON CORPORATION S.A, pasantes, contratistas, proveedores, clientes, todas aquellas personas a los que McCANN, realice el tratamiento de sus datos personales, en relación con su vínculo o actividades que realice para la compañía.
4. ALCANCE DE LA POLÍTICA.
La presente política de privacidad se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de McCANN o cualquiera de sus trabajadores, en los eventos en los cuales se le considere como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales de personas naturales, conforme a las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.
5. EXCEPCIONES.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales no será aplicable en los eventos que se señalan a continuación:
- A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos, el financiamiento del terrorismo, la corrupción y soborno.
- A las bases de datos que contengan datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
- A las bases que contengan datos de naturaleza pública que no requieran autorización.
6. MARCO LEGAL
- Constitución Política, artículo 15. Por medio del cual se protege el Derecho constitucional al habeas data, el cual consiste en que todas las personas están en potestad de exigir que sus datos personales sean manejados con responsabilidad, discreción y confidencialidad por parte de la empresas y bases de datos que los contienen y de esta manera respetar el derecho a la intimidad de las personas y su buen nombre.
- Ley 1266 de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
- Ley 1581 de 2012: Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, Reglamentada Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015.
- Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015.
7. DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
CESIÓN O TRANSFERENCIA NACIONAL DE LA BASE DE DATOS: la información relacionada con la cesión o transferencia nacional de datos incluye la identificación del cesionario, quien se considerará responsable del tratamiento de la base de datos cedida a partir del momento en que se perfeccione la cesión. No es obligatorio para el cedente registrar la cesión de la base de datos. Sin embargo, el cesionario, como responsable del tratamiento, debe cumplir con el registro de la base de datos que le ha sido cedida.
OFICIAL DE DATOS: es la persona que se encarga de verificar que los responsables por que se cumplan todas las normas locales, de la compañía y de IPG en el manejo de la información.
DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos.
INCIDENTES DE SEGURIDAD: se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el responsable del tratamiento o por su encargado, que deberán reportarse al Registro Nacional de Base de Datos (RNBD) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.
INFORMACIÓN ALMACENADA: es la clasificación de los datos personales almacenados en cada base de datos, agrupados por categorías y subcategorías, de acuerdo con la naturaleza de los mismos.
MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: corresponde a los controles implementados por el responsable del tratamiento para garantizar la seguridad de las bases de datos que está registrando, así mismo, de la información que se encuentra en la compañía.
RECLAMOS PRESENTADOS POR LOS TITULARES: corresponde a la información de los reclamos presentados por los titulares ante el responsable y/o el encargado del tratamiento, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero-junio y julio-diciembre). Esta información se reportará teniendo en cuenta lo manifestado por los titulares y los tipos de reclamos prestablecidos en el registro. El reporte deberá ser el resultado de consolidar los reclamos presentados por los titulares ante el responsable y el (los) encargado (s) del tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos. Para Mccann se entenderá que tendrán directamente estas labores los directores de cuenta, líder de área o departamento que genere o maneja la información. Debe clasificar y velar por su correcto uso.
TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: se constituye cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de los datos, envía información o bases de datos a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera del país. El destinatario tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: es la transmisión de bases de datos, por parte del Responsable del tratamiento con un tercero. El tercero que recibe estos datos lo hace en calidad de Encargado, es decir, para realizar el tratamiento de los mismos por cuenta del Responsable.
8. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
En lo correspondiente a la recolección de datos personales, McCANN, se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; las diferentes áreas de la compañía deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
- PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por la McCANN, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Este principio se regulará en el manual se seguridad de la información de la compañía.
- PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: McCANN, está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
9. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS Y DE LA PRESENTE POLÍTICA.
(I) Mantener por cualquier medio conocido o por conocerse, una comunicación eficiente relacionada con los productos, servicios, eventos, comunicaciones de McCANN, sus clientes y/o terceros contratados por McCANN; (II) realizar estudios sobre hábitos de consumos, investigaciones de marca, y determinar la calidad de los productos, servicios, eventos, comunicaciones de McCANN y/o sus clientes; (III) contratación, ejecución y comercialización de los productos, servicios, eventos, comunicaciones y contenidos de McCANN; (IV) la transmisión o transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos; (V) cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes de McCANN; (VI) mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada con el negocio de los clientes actuales y futuros de McCANN con el fin de prestar servicios de comunicaciones estratégicas, publicidad y mercadeo; (VII) las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a usted para su previa autorización en el momento de la recolección de los datos personales.
10. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS.
McCANN podrá pedir expresamente los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la base de datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, experiencia, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, compras realizadas, gustos, entre otros. Los datos podrán ser suministrados a McCANN, recolectados personalmente, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos, o recolectados en eventos, reclamaciones, solicitudes, encuestas, propuestas, o solicitudes de participación en proyectos, programas, eventos, a través de la página web, etc. De tal modo que pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el titular de los datos personales: a) autorizó el tratamiento; b) conoce y acepta que McCANN recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
McCANN podrá recopilar datos considerados como datos sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos, conforme a las formas y conservando esta información según lo disponga la Ley, en estos casos, de manera expresa se le indicará al titular la finalidad del uso y que no se encuentra obligado en entregar los mismos.
11. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.
Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización previa, expresa, verbal o por escrito, el titular autoriza, expresa o inequívocamente, a McCANN para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta política de privacidad y la ley.
En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:
a) El responsable del tratamiento de datos personales.
b) Qué datos se recopilan:
- La finalidad del tratamiento de los datos.
- Los canales de atención disponibles para que el titular de datos personales pueda ejercer sus derechos.
12. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
f) Los eventos señalados como excepciones del numeral III de la presente Política de Tratamiento de Datos.
13. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE MCCANN.
McCANN solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de sus miembros para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta política de privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, usted expresamente autoriza a McCANN para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: (I) establecer comunicación entre McCANN y usted para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política de privacidad de McCANN, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (II) auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos; (III) auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales; (IV) cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de McCANN o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley; (V) prevenir el contagio de delitos de corrupción, soborno, lavado de activos o financiación del terrorismo; (VI) los demás establecidos en la Ley.
14. AVISO DE PRIVACIDAD.
En los casos en los que no sea posible poner a disposición del titular de los datos personales las políticas de tratamiento de la información, McCANN informará, por medio de un aviso de privacidad, al titular de datos personales sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. Así mismo, le informará que podrá ejercer su derecho a presentar solicitudes de consulta o reclamo, solicitar corrección, actualización o supresión. Para ello, el responsable del tratamiento de datos personales podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.
15. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS.
McCANN podrá solicitar autorización para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad, para lo cual publicará los cambios en la presente política de privacidad en su página web www.mccann.com.co o en cualquier medio público que estime conveniente según el caso.
16. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
El titular de los datos personales autoriza expresamente a McCANN para que éste almacene sus datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables a empresas como McCANN.
17. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.
Las medidas de seguridad con las que cuenta McCANN buscan proteger los datos de las personas en ellas incluidas, en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, McCANN, de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El titular de los datos personales acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.
De igual forma, los terceros contratados por McCANN, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
Todo contrato de McCANN con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.
McCANN tendrá unas políticas de seguridad de la información que serán anexas a la presente política de privacidad y tratamiento de datos personales.
18. DERECHOS DE LOS TITULARES.
McCANN informa que conforme a la legislación vigente, las personas que se encuentren legitimadas por la ley para el ejercicio de tales derechos tienen, entre otros, el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares de datos personales según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento de datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de datos personales salvo cuando constituya una de las excepciones del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Este derecho podrá ser ejercido una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Lo anterior, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad o personalidad de su representante.
19. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o que se requieran para la ejecución de una obligación o beneficio contractual con los tutores o representantes legales de los menores.
20. DEBERES DE MCCANN ERICKSON CORPORATION S.A.
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de McCANN ERICKSON CORPORATION S.A los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones al manual o políticas de seguridad de la información y/o existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) McCANN podrá solicitar datos sensibles, especialmente para las bases de datos que tengan relación con trabajadores, para efectos de seguridad social y salud en el trabajo, u otros beneficios legales o extralegales, sin embargo, los mismos deberán ser recolectados con autorización de su titular, su tratamiento será con previa autorización expresa del titular; el titular del dato sensible no se encuentra obligado a “autorizar su tratamiento”; y ninguna actividad puede estar condicionada a la entrega del mismo.
n) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
o) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
p) McCANN, hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente, autorizada por su titular y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
21. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, este registro es de libre consulta para todos los ciudadanos.
McCANN, reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado, y de acuerdo a la reglamentación de dicha entidad.
22. SOLICITUDES POR PARTE DEL TITULAR DE DATOS.
(I) Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
(II) Peticiones y consultas sobre datos personales. Cuando el titular de los datos personales o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, se formulará por el medio habilitado por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento de datos personales, la solicitud o consulta pretendida acompañada de la identificación respectiva.
(III) Tiempo para la atención de consultas. McCANN responderá la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días o en el plazo máximo establecido por ley. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará de los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, o el plazo máximo establecido por ley.
(IV) Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos personales o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante McCANN, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, que en ningún caso disminuirán o restringirán los derechos establecido por Ley.
(V)Trámite para la Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y reclamos sobre Datos Personales y tiempo para su atención. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a McCANN con la identificación de los titulares de los datos personales, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, McCANN podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que McCANN no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular de los datos personales, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular de los datos personales los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
(VI) REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El titular de los datos personales o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento de datos personales.
23. CONTACTO.
Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
24. VIGENCIA
La presente política aplica a partir del día de su aprobación y posterior publicación. Los Datos Personales incorporados en la base de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades, que en todo caso no será inferior a 20 años o el término que sea establecido en la normativa aplicable a cada información.
